Como se preparar para uma reunião?

preparar para uma reunião

Como se preparar para uma reunião? Digamos que você tenha uma reunião importante com alguém que nunca conheceu antes. Talvez seja uma entrevista de trabalho, uma ligação com um potencial cliente ou uma reunião com o chefe de um departamento em sua organização. Seja lá o que for, existem algumas etapas importantes que você pode levar adiante da reunião para aumentar suas chances de um resultado bem-sucedido. Seguem as dicas:

Faça um plano escrito.

Muitas pessoas cometem o erro de entrar em uma reunião sem objetivos claros. Apenas algumas notas irão ajudá-lo. Qual seria o resultado ideal da reunião para você? Quais são os principais tópicos que você quer discutir? O que você quer que o fulano faça? Você quer que ele lhe dê informações, para concordar com algum plano de ação ou para apoiar sua proposta? Se você sabe o que deseja, então você tem uma melhor chance de obtê-lo. Qual é o seu plano de retorno? Se você não pode obter acordo para planejar A, talvez você deva ter um objetivo menor, ou seja, plano B.

Confirme o compromisso por e-mail.

Envie uma breve nota confirmando a reunião e o tópico. “Confirmo nossa reunião na próxima terça-feira às 10 da manhã no seu escritório. Gostaria de discutir XXXXXXXXXX”.

Pesquise.

Pesquise o tema e a pessoa que estará na reunião. Dê um Google no n e veja o que você pode descobrir sobre ele. Fale com alguém que trabalhou para ele e possa dizer o que ele é e quais são suas motivações. Prepare seu tom, mas esteja pronto para mudá-lo no decorrer da reunião.

Conecte com ele no Linkedin.

Envie uma breve nota solicitando a conexão. Tenha certeza de que seu perfil do Linkedin está correto e atualizado com uma foto amigável e profissional.

Estude o perfil no Linkedin.

Leia seu currículo no Linkedin. Onde ele trabalhou antes, o que ele estudou, o que ele fez e quais grupos pertence? Isso o ajudará a compreendê-lo melhor e a encontrar pontos de interesse comum. Em particular, veja seus contatos e veja se você possui contatos compartilhados. Os contatos compartilhados podem ser uma boa fonte de informações sobre ele e também você pode se referir a eles no início da conversa. “Notei que você conhece fulano na Empresa X. Trabalhei com ele no nosso projeto YYYYY “.

Planeje suas primeiras perguntas.

Tenha um plano para a reunião. Por exemplo, no início da reunião, você deseja estabelecer algum relacionamento antes de mergulhar nos problemas de negócios. Os tópicos e as pessoas que você obteve da sua pesquisa irão ajudá-lo com algumas questões para “quebrar o gelo”. Então você pode querer que ele fale sobre os principais problemas antes de apresentar suas propostas. As boas perguntas são a maneira de moldar a direção da conversa.

Antecipe seu ponto de vista.

Tente se antecipar. Qual será a sua visão provável da questão? Que objeções ou preocupações ele poderia informar? Quais perguntas ele irá fazer? Que evidências ou dados podem solicitar? Prepare suas respostas e, se apropriado, leve algum material de apoio no caso de ele pedir.

Finalmente, recomendamos descobrir o código de vestuário no escritório. Você deve se vestir tão inteligente quanto ele. Se ele normalmente usa um terno e gravata, então seria um erro entrar em camiseta e jeans. A primeira impressão que você cria é muito importante, então, vista-se adequadamente e encontre-o com um sorriso confiante e um firme aperto de mão.

Boa sorte na reunião!

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Fonte: NPW Digital

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