Priorizando os e-mails

Priorizando os e-mails

Priorizando os e-mails

Priorizando os e-mails está se tornando uma tarefa cada vez mais rotineira. Vivemos hoje em um mundo saturado de informações, onde nossas caixas de entrada estão mais cheias do que nunca e recebemos mais e-mails do que antes. A comunicação digital tornou-se a principal maneira de nos comunicar com qualquer um.

Com mais da metade do mundo agora usando e-mail, é improvável que o e-mail deixe de ser uma pedra em nossas vidas. No entanto, é apenas uma ferramenta para fazer as coisas, não uma medida de nossa produtividade.

Algumas regras

Duas regras importantes para lembrar quando se trata de e-mail: O tempo que você gasta fora do e-mail é quando você faz as coisas. O tempo que você gasta na sua caixa de entrada é quando você está reagindo a solicitações e facilitando coisas em geral. Por isto, se organize para acessar e responder e-mails de 3 a 4 vezes ao dia. Claro que isto não vale para as pessoas que usam esta ferramenta como resultado de trabalho, por exemplo, na área de suporte.

Assim sendo ficar com alertas também tiram seu foco. Você será induzido a responder todos os e-mails que chegarem. Se puder, desligue o alerta. Outro ponto importante é no período da manhã, não gaste seu tempo com muitos e-mails. O período da manhã é quando você tem mais energia, por isto, use este período para executar atividades com mais impacto, como reuniões, telefonemas, documentação, etc…

Dicas

Nem todos os e-mails são importantes. Alguns são irrelevantes. Mas as pessoas tendem a reconhecer o que há de novo (portanto, priorizar e ler novos e-mails primeiro, mesmo respondendo rapidamente a eles, mesmo que haja tarefas mais importantes a serem realizadas) e não o que é importante. Por isso antes de sair respondendo todos os e-mails, categorize pelos Mais Importantes, Relevantes e Sem Importância. Você vai perceber que 10 a 20 % dos seus e-mails estarão na 1ª categoria.

Outra dica interessante é criar filtros e pastas, para que possa otimizar seu tempo de leitura. Assim estará priorizando os e-mails com mais estratégia. Analise seus e-mails e gere suas regras de direcionamento. Aproveite também para cancelar inscrições e não ficar recebendo e-mails desnecessários.

Concluindo

Portanto no seu trabalho, procure ser breve e objetivo em suas mensagens. Quando isto ocorre, você ajuda os outros a se concentrarem em suas atividades, reduz o tempo de respostas longas que chegam a você e as pessoas podem focar para assuntos mais importantes.

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Fonte: NPW Digital

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